Quick Guide – die richtige Messeplanung in 10 Schritten

Die Planung und Organisation eines guten Messeauftritts ist sehr aufwendig. Häufig werden Marketingverantwortliche aus Unternehmen damit beauftragt, die bisher noch nie mit dem Thema in Berührung kamen. Da kann man schon einmal schnell den Überblick verlieren. Wir wollen genau diesen Personen die Angst nehmen und haben einen kleinen Quick Guide erstellt, der die wichtigsten Punkte umfasst, auf die man achten sollte.

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1. ORGANISATIONSTEAM BILDEN

„Teamwork makes the dream work“. Legen Sie die Personen fest, die an der Messeplanung beteiligt sein sollen und kommunizieren Sie ganz deutlich deren Aufgabenbereiche. Konzeption, Gestaltung oder Projektleitung? Jeder hat seinen ganz eigenen Schwerpunkt. Veranstalten Sie regelmäßig Teammeetings, damit alle über den aktuellen Stand im Bilde sind.

2. ZEITPLAN ERSTELLEN

Timing ist alles! Erstellen Sie einen Zeitplan für den gesamten Projektverlauf mit allen wichtigen Zwischenschritten. Dazu zählen beispielsweise Anmeldefristen, Reservierungen, Buchungen und Aufbau-/Abbauzeiten. Bei der Vielzahl an Doings und Teammitgliedern gilt es, die Kontrolle zu bewahren und ständig aktuell zu bleiben.

3. ZIELE DEFINIEREN

Was genau möchten Sie mit dem Messestand eigentlich bewirken? Ist es die Neukundengewinnung, die Imagepflege oder vielleicht sogar die Präsentation eines neuen Produktes? Die ganze kommende Planung ist stark davon abhängig.

Durch eine konkrete Zielsetzung wird der Erfolg überhaupt später erst messbar. Wie viele Neukunden haben sich für den Newsletter eingetragen oder welche Pressemitteilungen wurden veröffentlicht? Die spätere Auswertung macht deutlich, ob die Ziele erreicht werden konnten und in welchem Ausmaß.

4. ZIELGRUPPE UND NUTZEN FÜR DEN BESUCHER FESTLEGEN

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Das Ziel ist nun gesetzt, aber wie schaffen Sie es überhaupt dieses zu erklimmen? Indem Sie die richtige Zielgruppe dafür auswählen! Wie sieht der typische Interessent für Ihr Produkt aus? Wie alt ist er, welche Bedürfnisse hat er und wie hoch ist sein Haushalteinkommen? Machen Sie eine Zielgruppenanalyse!

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Zielgruppe genau kennen, um deren Aufmerksamkeit zu erlangen und die potentiellen Käufer an Ihren Stand zu locken. Haben Sie das geschafft, müssen Sie sich natürlich darüber im Klaren sein, was Sie Ihrem Besucher am Ort des Geschehens bieten/zeigen/vorführen möchten.

5. MESSE/N AUSWÄHLEN

Alleine in Deutschland finden jährlich hunderte von Messen verschiedener Branchen statt. Manche sind nur für Fachbesucher, andere auch für Privatpersonen zugänglich Wollen Sie sich nur regional oder sogar bundesweit aufstellen? Soll es nur eine bestimmte Messe sein oder muss Ihr Konzept überall funktionieren?

Machen Sie sich Gedanken, auf welchen Messen eine Teilnahme sinnvoll und Ihre Zielgruppe vertreten ist. Lassen Sie bei der Wahl personelle und finanzielle Ressourcen nicht außer Acht.

6. ANFORDERUNGEN MESSEVERANSTALTER

Jeder Messeveranstalter hat verschiedene Anforderungen, nach denen sich der Aussteller richten muss. Das bezieht sich zum Beispiel auf die Standgröße, das Baumaterial, Zertifizierungen und die Miete. Bei der Planung des Standes muss sich genauestens an die Vorschriften gehalten werden.

7. MESSESTAND VISUELL UND INHALTLICH PLANEN

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Wie soll ihr Stand eigentlich aussehen? Welche Form soll er haben und welche Funktionen sind Ihnen wichtig (z.B. Sitzgelegenheiten, Beratungstische…)? Achten Sie bei der Gestaltung unbedingt darauf, das Corporate Design einzuhalten.

Benötigen Sie vielleicht Strom oder einen Wasseranschluss? Denken Sie auch an Details, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind und daran, diese mit dem Veranstalter abzustimmen.

Die inhaltliche Planung ist nicht weniger bedeutsam. Was wollen Sie den Besuchern zeigen und mit welchen Mitteln? Vielleicht benötigen Sie zur Präsentationsunterstützung ja Fotos, Filme oder bestimmte Produkte.

Für alle Punkte gilt: Behalten Sie das Budget im Auge!

8. KOMMUNIKATIONSMAßNAHMEN

Stellen Sie sich vor, es ist Messe und niemand geht hin. Wieso? Weil keiner Bescheid weiß! Genau das gilt es zu vermeiden. Rühren Sie im Vorhinein also ordentlich die Werbetrommel. Vom Newsletter über Telefonakquise bis hin zu Einladungskarten, Anzeigen, Social Media Posts oder Hinweisen innerhalb der E-Mail-Signatur ist alles möglich.

Genauso wichtig sind natürlich die Maßnahmen während der Messe. Denken Sie daran, ausreichend Material (Prospekte, Preislisten, Visitenkarten, Werbeartikel, Namensschilder) vorrätig zu haben. Wie wäre es noch mit einem zusätzlichen Gewinnspiel, um Datensätze zu sammeln und Kunden anzulocken? Ebenfalls von Vorteil sind Besucherformulare, um Gespräche auf der Messe schriftlich festzuhalten und später besser nachvollziehen zu können.

9. PERSONAL (INTERN/EXTERN) UND SICHERHEIT

Was nutzt Ihnen der schönste Messestand, wenn Sie niemanden haben, der mit den Besuchern persönlich in Verbindung tritt. Wählen Sie also geeignetes Fachpersonal für den Kundenkontakt aus und schulen Sie Ihr Team in Sachen Gesprächsführung und Produktpräsentation. Legen Sie ebenfalls fest, welche Kleidung getragen werden soll. Die Besucherzahlen des vergangenen Jahres können als Erfahrungswerte dienen, um zu entscheiden, wie viele Personen wann gebraucht werden. Ein genauer Schichtplan mit ausreichend Ruhepausen schafft Klarheit für alle Beteiligten.

Klar dürfte auch sein, dass nicht immer alle Aufgaben durch internes Personal erledigt werden können. Entweder fehlt die Zeit oder das Know-how. Kümmern Sie sich also rechtzeitig um externe Dienstleister wie Elektriker, Installateure, Hostessen, Caterer, Monteure, Transportdienste und Co.

Gehen Sie auf Nummer sicher! Es kann immer etwas passieren. Ob Arbeitsunfälle, Transportschäden, Diebstahl oder Feuer. Kontaktieren Sie Ihre Versicherung und klären Sie, welche Schäden abgedeckt sind.

10. NACHBEARBEITUNG

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Nun stehen Auswertungen und Analysen an. Wurden die anfangs definierten Ziele (Punkt 3) erreicht? Bitten Sie das Messeteam um Feedback. Gibt es Verbesserungsvorschläge? Dinge, die diesmal nicht so gut gelaufen sind, können beim nächsten Mal vermieden werden. Sollten Sie auf der Messe ein Gewinnspiel veranstaltet haben, benachrichtigen Sie die Gewinner bzw. senden Sie die Gewinne aus.

Der wohl signifikanteste Part der Nachbereitung ist die nachträgliche Kundenkommunikation. Interessenten sollten nicht zu lange warten müssen! Verbinden Sie mit der Auswertung der Besucherformulare auch gleichzeitig die persönliche Kontaktaufnahme – ob Newsletter, Mailing oder der Griff zum Hörer – rufen Sie sich zeitnah ins Gedächtnis zurück.

Lassen Sie auch die Interaktion mit der Öffentlichkeit nicht außer Acht. Haben Sie vielleicht einen Preis für das innovativste Produkt gewonnen? Verkünden Sie es! Versuchen Sie für Ihr Unternehmen/Ihre Produkte redaktionell zu werben, z.B. durch PR-Berichte oder Interviews über Ihren Messeauftritt.

UNSER TIPP:

Wenn Sie sich unseren Beitrag nun bis zum Ende durchgelesen haben und sich denken „Das schaffe ich doch alles niemals alleine“, können wir Ihnen sagen: Das müssen Sie auch nicht. Wir haben es uns als Projektagentur zur Aufgabe gemacht unseren Kunden ein „Rundum-Sorglos-Paket“ anzubieten und helfen Ihnen gerne von der Organisation, über die/den Messeplanung/-bau bis hin zum Abbau und der Einlagerung Ihres Equipments. Mehr Infos finden Sie unter: www.omnia-concepts.de.

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Zu Besuch bei omnia concepts – der 360-Grad-Film

Die Medienbranche wurde in den letzten Jahren durch neue Technologien stetig revolutioniert. Darunter fällt neben Virtual und Augmented Reality auch der 360-Grad-Film. Mit Hilfe von f3publishing hatten wir die Ehre, einen solchen in unseren eigenen vier Wänden zu drehen. Nun kann sich wortwörtlich jeder bei uns umschauen und erfährt dabei auch noch, was wir eigentlich so machen.

VR, AR, 360 Grad? Was ist das überhaupt genau und worin liegen die Unterschiede?Folgender Artikel klärt auf!

Die Herbstsaison ist eröffnet!

Letzte Woche war es endlich soweit, der erste 40-Tonner für die anstehende Messesaison wurde erfolgreich von unseren Jungs beladen. Das war echte Maßarbeit, wie man sieht!

In den kommenden Wochen wird also nicht nur etliches an Material verladen, es werden auch tausende Kilometer zurück gelegt, um Messen und Kongresse nicht nur deutschland-, sondern auch europaweit zu beliefern.

Zeit für einen Wechsel!

Diese Woche ging es für uns hoch hinaus. Unsere Aufgabe war es, eine Grafik am Horex Museum in Bad Homburg zu wechseln…und das nicht etwa auf dem Boden, sondern in einigen Metern Höhe. Was man dazu braucht? Zwei Männer und einen Kran…

Das Horex Museum gibt es übrigens erst seit 5 Jahren. Hier wird die Industriegeschichte Bad Homburgs präsentiert. Für diejenigen, die sich fragen, wie eigentlich die Namensgebung zustande kam: Schwerpunkt der Ausstellung liegt auf der Motorradfabrikation der Marke Horex. Mehr Infos gibt es hier.

Wir freuen uns immer sehr, wenn wir für andere lokale Unternehmen arbeiten dürfen bzw. sie für uns. Neben vielen weiteren Vorteilen, schaffen solche Geschäftsbeziehungen Nähe und stärken den Zusammenhalt innerhalb eines Ortes. Auf gute Nachbarschaft!

Das war unser drittes After-Work-Event

FILM AB! Da ist er endlich – der Aftermovie zu unserer After-Work-Rallye!
Unsere Hauptdarsteller in dem Streifen sind IXDROP Energy DeluxeDörr GroupAudi Autohaus MarnetUTC – use Technology Creatively! GmbHSEGWALK Königstein / Segway Taunus TourenY-SommelierFlamm’s und natürlich all unsere tollen Gäste!

Messen 2017 in Deutschland – wo sind sie und welche sind einen Besuch wert?

Obwohl sich die Frühjahrssaison nun langsam dem Ende zuneigt, wird es in den kommenden Monaten noch einige Messe-Highlights geben. In Summe sind es von jetzt bis zum Jahresende noch etwa 3.500 Stück deutschlandweit, die meisten davon finden in Berlin statt. Da kann man schon einmal schnell den Überblick verlieren oder noch schlimmer: Eine Messe verpassen, die man unbedingt besuchen wollte.

Wir schaffen Abhilfe und haben unsere Favoriten in 5 verschiedenen Kategorien zusammengestellt. Hier ist für jeden etwas dabei und auf der ein oder anderen sind wir sogar auch vertreten.

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FAMILIE – HIER KOMMT JEDER AUF SEINE KOSTEN

Rewe Happy Family in Köln, Bad Vilbel, München, Stuttgart, Hamburg, Berlin: https://www.rewe.de/aktionen/familienfest/

Das Familien-Event geht auch in diesem Jahr wieder auf Deutschland-Tour. Natürlich handelt es sich hier mehr um ein Fest, als um eine Messe. Egal ob Street Food Markt, Beautylounge, Fußballwelt oder Kinderland – hier wartet ein spannendes Programm für die ganze Familie und das auch noch gratis!

Familie & Heim in Stuttgart vom 18. – 26.11.2017: http://www.messe-stuttgart.de/familie/

Die große Einkaufs- und Erlebnismesse deckt die Schwerpunkte Küche/Haushalt und Bauen/Modernisieren bis ins Detail ab. An die kleinen Gäste wurde ebenfalls gedacht! Das Ticket gilt auch für alle parallel stattfindenden Veranstaltungen des Stuttgarter MesseHerbst – beispielsweise die Spielemesse oder die Hobby & Elektronik.

GASTRONOMIE – EIN WAHRES GESCHMACKSERLEBNIS

Veggienale in Hannover, Essen, Rhein-Main, Hamburg und Köln: http://veggienale.de/

Die Messe für gutes Leben! Hier werden die neuesten Produkte zum Testen und Kaufen präsentiert. Zusätzlich gibt es jede Menge Extras in Form von Kochshows oder Workshops.

Transgourmet „Fanfest“ in Augsburg und Düsseldorf: http://www.transgourmet.de/web/aktuelles/messen-events.xhtml

Die Hausmesse mit einer großen Auswahl an Neuheiten in den Bereichen Food-Trends, Küchen-Know-How und Hygienetipps.

JOB – CONNCECTIONS SIND DAS A UND O

Bonding Firmenkontaktmesse in Dresden, Stuttgart, Bochum, Braunschweig, Erlangen, Hamburg, Berlin, Aachen, Kaiserslautern, Karlsruhe, München: https://bonding.de/

Die Veranstaltung für Studenten von Studenten bietet einen Einblick in die Berufswelt. Neben potentiellen Arbeitsgebern werden auch Weiterbildungsmöglichkeiten und Tipps/Tricks vorgestellt.

Nacht der Unternehmen in Aachen, Braunschweig, Erlangen, Hamm, Hannover, Iserlohn, Mainz, Mannheim, Meschede, Osnabrück, Stuttgart, Ulm: http://www.nachtderunternehmen.de/

Hier wird Innovation groß geschrieben. An diesem Abend werden viele Unternehmen zum Besuchsort und beantworten die Fragen der Interessenten. Perfekt für Studierende, Abiturienten, Berufseinsteiger, aber auch Personen, die bereits Berufserfahrung gesammelt haben.

KREATIVITÄT – DIE KUNST VON MORGEN

Tattoo Convention in Frankfurt vom 21.4 – 23.04.2017: http://www.convention-frankfurt.de/

Nach einem Vierteljahrhundert Tattoo-Geschichte ist die Tattoo Convention im Vergleich zum Gründungsjahr 1993 nicht mehr wieder zu erkennen. Zahlreiche Tätowierer, Bands, Bühnenshows sind mittlerweile vor Ort und laden ein in die wunderbare Welt der Tattoo-Kunst.

Kreativ in Hamburg vom 26.8 – 28.8.2017: http://www.kreativhamburg.de/

Handarbeit ist in! Ob Wolle, Stoffe, Stickerei oder Scrapbooking – hier finden sich alle Materialien für den Bastelbedarf, die neusten Techniken und Inspirationen.

LIFESTYLE – LEBEN IN GROßEM STIL

Trends in Norderstedt vom 20. – 21.5.2017 in Norderstedt: http://www.trends-norderstedt.de/

Bestehend aus den fünf Bereichen Wohn-/Dekoideen, Garten, Leben, Kulinarisches und Kunsthandwerk ist die trends-Messe eine der größten Märkte im Norden. Die 300 m lange Seepromenade lädt zum Stöbern und Kaufen ein. Der Eintritt ist frei.

Tendence in Frankfurt vom 24. – 27.6.2017 in Frankfurt: http://tendence.messefrankfurt.com/

Eine Konsumgütermesse rund um die Themen Wohnen und Schenken mit dem Schwerpunkt Herbst-/Wintersaison.

SPORT/FREIZEIT – DER PERFEKTE AUSGLEICH ZUM ALLTAG

Vital Gesundheitsmesse in Bad Hersfeld vom 09.- 10.09.2017: http://www.gesundheitsmessen-deutschland.de/

Zum fünften Mal in Folge dreht sich in Bad Hersfeld alles um die Gesundheit. Im Vordergrund steht dabei die Frage „Welche medizinischen Möglichkeiten gibt es?“ in Zusammenhang mit den Themen Prävention, Diagnostik. Medizin, Pflege, Ernährung und Wellness. Der Eintritt ist frei.

Unterwegs (Outdoor + Reisen) in Dortmund vom 30.09 – 04.10.2017: http://www.westfalenhallen.de/

Neben regionalen, nationalen und internationalen Reisezielen werden auf der „Unterwegs“ zahlreiche Outdoor-Freizeitmöglichkeiten vorgestellt. Auch die Ausrüstung/ Bekleidung kommt dabei nicht zu kurz.

UNTERHALTUNG/TECHNIK – HIER WIRD INNOVATION GROß GESCHRIEBEN

IFA in Berlin vom 01. – 06.09.2017: http://www.ifa-berlin.de/

Auf der internationalen Funkausstellung werden Weltneuheiten und Highlights aus den Bereichen Unterhaltungs- und Gebrauchselektronik präsentiert. Mit mehr als 100.000 Fachbesuchern ist die IFA die  größte Elektronikmesse weltweit.

IAA in Frankfurt vom 14. – 24.09.2017: http://www.iaa.de/

Auf der internationale Automobilaustellung treffen alle bekannten Autohersteller aufeinander. Motto in diesem Jahr ist „Zukunft erleben“. Dabei geht es vor allem um neue Mobilitätskonzepte und vernetztes/ automatisiertes Fahren.

Messen sind nur etwas für Fachbesucher? Falsch! Der Trend zeigt einen Anstieg im Bereich Publikumsmessen. Der Endverbraucher hat hier die Möglichkeit, sich direkt bei den Anbietern zu informieren. Da kann so ein Messebesuch schon einmal zu einem echten Erlebnis werden! Wir wünschen viel Spaß dabei!

Die IHK zu Besuch bei omnia

IHK – jeder von uns weiß, für was diese drei Buchstaben stehen und die meisten standen im Rahmen ihrer Ausbildung irgendwann auch schon einmal mit der Industrie- und Handelskammer in Kontakt.

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Was viele nicht wissen: Das berufsständische Unternehmen kümmert sich nicht nur um den Bereich Aus- und Weiterbildung – das Leistungsspektrum ist viel weit greifender. Von der Existenzgründung über die Außenwirtschaft bis hin zu den Bereichen Umwelt/Energie und Recht/Steuern ist die IHK der richtige Ansprechpartner.

Was aber bedeutet das genau? Wir erklären die Aufgaben der IHK kurz und knapp in drei Sätzen: Sie fungiert als Interessenvertreter aller gewerbetreibenden Unternehmen. Dabei steht das Unternehmen als serviceorientierte Berater und sachkundige Makler in vielen lokalen, regionalen und überregionalen Angelegenheiten zur Verfügung. Egal, um welche Branche oder Betriebsgröße es sich handelt – die IHK ist überall gleichermaßen vertreten.

Hier ein paar wissenswerte Fakten:

  • In Deutschland gibt es 79 Industrie- und Handelskammern
  • Innerhalb dieser sind über 5.000.000 registrierte Mitgliedsunternehmen
  • Die IHK umfasst knapp 10.000 Angestellte, darunter befinden sind etwa 2.000 Frauen in Führungspositionen
  • Jährlich werden ca. 800.000 Auszubildende betreut

Am 14. März hatten wir die Ehre, Gastgeber einer Sitzung des IHK-Ausschusses Hochtaunus/Main-Taunus zu sein. In unseren 4 Wänden begrüßten wir die Mitglieder mit einer kleinen Unternehmenspräsentation und machten uns dann gemeinsam auf den Weg zum benachbarten Automobil- und Technikmuseum „Central Garage“.

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Es ist schön zu wissen, dass die Industrie- und Handelskammer viel Wert auf den persönlichen Kontakt zu den einzelnen Unternehmen legt. Wir freuen uns schon jetzt auf den nächsten Besuch!