Quick Guide – die richtige Messeplanung in 10 Schritten

Die Planung und Organisation eines guten Messeauftritts ist sehr aufwendig. Häufig werden Marketingverantwortliche aus Unternehmen damit beauftragt, die bisher noch nie mit dem Thema in Berührung kamen. Da kann man schon einmal schnell den Überblick verlieren. Wir wollen genau diesen Personen die Angst nehmen und haben einen kleinen Quick Guide erstellt, der die wichtigsten Punkte umfasst, auf die man achten sollte.

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1. ORGANISATIONSTEAM BILDEN

„Teamwork makes the dream work“. Legen Sie die Personen fest, die an der Messeplanung beteiligt sein sollen und kommunizieren Sie ganz deutlich deren Aufgabenbereiche. Konzeption, Gestaltung oder Projektleitung? Jeder hat seinen ganz eigenen Schwerpunkt. Veranstalten Sie regelmäßig Teammeetings, damit alle über den aktuellen Stand im Bilde sind.

2. ZEITPLAN ERSTELLEN

Timing ist alles! Erstellen Sie einen Zeitplan für den gesamten Projektverlauf mit allen wichtigen Zwischenschritten. Dazu zählen beispielsweise Anmeldefristen, Reservierungen, Buchungen und Aufbau-/Abbauzeiten. Bei der Vielzahl an Doings und Teammitgliedern gilt es, die Kontrolle zu bewahren und ständig aktuell zu bleiben.

3. ZIELE DEFINIEREN

Was genau möchten Sie mit dem Messestand eigentlich bewirken? Ist es die Neukundengewinnung, die Imagepflege oder vielleicht sogar die Präsentation eines neuen Produktes? Die ganze kommende Planung ist stark davon abhängig.

Durch eine konkrete Zielsetzung wird der Erfolg überhaupt später erst messbar. Wie viele Neukunden haben sich für den Newsletter eingetragen oder welche Pressemitteilungen wurden veröffentlicht? Die spätere Auswertung macht deutlich, ob die Ziele erreicht werden konnten und in welchem Ausmaß.

4. ZIELGRUPPE UND NUTZEN FÜR DEN BESUCHER FESTLEGEN

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Das Ziel ist nun gesetzt, aber wie schaffen Sie es überhaupt dieses zu erklimmen? Indem Sie die richtige Zielgruppe dafür auswählen! Wie sieht der typische Interessent für Ihr Produkt aus? Wie alt ist er, welche Bedürfnisse hat er und wie hoch ist sein Haushalteinkommen? Machen Sie eine Zielgruppenanalyse!

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Zielgruppe genau kennen, um deren Aufmerksamkeit zu erlangen und die potentiellen Käufer an Ihren Stand zu locken. Haben Sie das geschafft, müssen Sie sich natürlich darüber im Klaren sein, was Sie Ihrem Besucher am Ort des Geschehens bieten/zeigen/vorführen möchten.

5. MESSE/N AUSWÄHLEN

Alleine in Deutschland finden jährlich hunderte von Messen verschiedener Branchen statt. Manche sind nur für Fachbesucher, andere auch für Privatpersonen zugänglich Wollen Sie sich nur regional oder sogar bundesweit aufstellen? Soll es nur eine bestimmte Messe sein oder muss Ihr Konzept überall funktionieren?

Machen Sie sich Gedanken, auf welchen Messen eine Teilnahme sinnvoll und Ihre Zielgruppe vertreten ist. Lassen Sie bei der Wahl personelle und finanzielle Ressourcen nicht außer Acht.

6. ANFORDERUNGEN MESSEVERANSTALTER

Jeder Messeveranstalter hat verschiedene Anforderungen, nach denen sich der Aussteller richten muss. Das bezieht sich zum Beispiel auf die Standgröße, das Baumaterial, Zertifizierungen und die Miete. Bei der Planung des Standes muss sich genauestens an die Vorschriften gehalten werden.

7. MESSESTAND VISUELL UND INHALTLICH PLANEN

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Wie soll ihr Stand eigentlich aussehen? Welche Form soll er haben und welche Funktionen sind Ihnen wichtig (z.B. Sitzgelegenheiten, Beratungstische…)? Achten Sie bei der Gestaltung unbedingt darauf, das Corporate Design einzuhalten.

Benötigen Sie vielleicht Strom oder einen Wasseranschluss? Denken Sie auch an Details, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind und daran, diese mit dem Veranstalter abzustimmen.

Die inhaltliche Planung ist nicht weniger bedeutsam. Was wollen Sie den Besuchern zeigen und mit welchen Mitteln? Vielleicht benötigen Sie zur Präsentationsunterstützung ja Fotos, Filme oder bestimmte Produkte.

Für alle Punkte gilt: Behalten Sie das Budget im Auge!

8. KOMMUNIKATIONSMAßNAHMEN

Stellen Sie sich vor, es ist Messe und niemand geht hin. Wieso? Weil keiner Bescheid weiß! Genau das gilt es zu vermeiden. Rühren Sie im Vorhinein also ordentlich die Werbetrommel. Vom Newsletter über Telefonakquise bis hin zu Einladungskarten, Anzeigen, Social Media Posts oder Hinweisen innerhalb der E-Mail-Signatur ist alles möglich.

Genauso wichtig sind natürlich die Maßnahmen während der Messe. Denken Sie daran, ausreichend Material (Prospekte, Preislisten, Visitenkarten, Werbeartikel, Namensschilder) vorrätig zu haben. Wie wäre es noch mit einem zusätzlichen Gewinnspiel, um Datensätze zu sammeln und Kunden anzulocken? Ebenfalls von Vorteil sind Besucherformulare, um Gespräche auf der Messe schriftlich festzuhalten und später besser nachvollziehen zu können.

9. PERSONAL (INTERN/EXTERN) UND SICHERHEIT

Was nutzt Ihnen der schönste Messestand, wenn Sie niemanden haben, der mit den Besuchern persönlich in Verbindung tritt. Wählen Sie also geeignetes Fachpersonal für den Kundenkontakt aus und schulen Sie Ihr Team in Sachen Gesprächsführung und Produktpräsentation. Legen Sie ebenfalls fest, welche Kleidung getragen werden soll. Die Besucherzahlen des vergangenen Jahres können als Erfahrungswerte dienen, um zu entscheiden, wie viele Personen wann gebraucht werden. Ein genauer Schichtplan mit ausreichend Ruhepausen schafft Klarheit für alle Beteiligten.

Klar dürfte auch sein, dass nicht immer alle Aufgaben durch internes Personal erledigt werden können. Entweder fehlt die Zeit oder das Know-how. Kümmern Sie sich also rechtzeitig um externe Dienstleister wie Elektriker, Installateure, Hostessen, Caterer, Monteure, Transportdienste und Co.

Gehen Sie auf Nummer sicher! Es kann immer etwas passieren. Ob Arbeitsunfälle, Transportschäden, Diebstahl oder Feuer. Kontaktieren Sie Ihre Versicherung und klären Sie, welche Schäden abgedeckt sind.

10. NACHBEARBEITUNG

Meeting_Teamwork

Business meeting or a presentation in modern conference room for colleagues

Sie und Ihr Team haben die Messe erfolgreich hinter sich gebracht. Das bedeutet aber nicht, dass Sie sich gleich zurück lehnen können – ein bisschen was gibt es noch zu tun!

Nun stehen Auswertungen und Analysen an. Wurden die anfangs definierten Ziele (Punkt 3) erreicht? Bitten Sie das Messeteam um Feedback. Gibt es Verbesserungsvorschläge? Dinge, die diesmal nicht so gut gelaufen sind, können beim nächsten Mal vermieden werden. Sollten Sie auf der Messe ein Gewinnspiel veranstaltet haben, benachrichtigen Sie die Gewinner bzw. senden Sie die Gewinne aus.

Der wohl signifikanteste Part der Nachbereitung ist die nachträgliche Kundenkommunikation. Interessenten sollten nicht zu lange warten müssen! Verbinden Sie mit der Auswertung der Besucherformulare auch gleichzeitig die persönliche Kontaktaufnahme – ob Newsletter, Mailing oder der Griff zum Hörer – rufen Sie sich zeitnah ins Gedächtnis zurück.

Lassen Sie auch die Interaktion mit der Öffentlichkeit nicht außer Acht. Haben Sie vielleicht einen Preis für das innovativste Produkt gewonnen? Verkünden Sie es! Versuchen Sie für Ihr Unternehmen/Ihre Produkte redaktionell zu werben, z.B. durch PR-Berichte oder Interviews über Ihren Messeauftritt.

UNSER TIPP:

Wenn Sie sich unseren Beitrag nun bis zum Ende durchgelesen haben und sich denken „Das schaffe ich doch alles niemals alleine“, können wir Ihnen sagen: Das müssen Sie auch nicht. Wir haben es uns als Projektagentur zur Aufgabe gemacht unseren Kunden ein „Rundum-Sorglos-Paket“ anzubieten und helfen Ihnen gerne von der Organisation, über die/den Messeplanung/-bau bis hin zum Abbau und der Einlagerung Ihres Equipments. Mehr Infos finden Sie unter: www.omnia-concepts.de.

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